Warum ich bei einem Angebot zuerst auf das schaue, was fehlt, nicht auf das, was drinsteht

Wenn mir ein Angebot zur Prüfung vorliegt, schaue ich nicht zuerst auf die Positionen, die aufgeführt sind. Ich schaue zuerst auf das, was fehlt. Das überrascht Auftraggeber häufig, weil sie erwarten, dass eine Prüfung sich an dem orientiert, was tatsächlich vor ihnen liegt.

Warum das Fehlende schwerer zu erkennen ist

Was in einem Angebot steht, lässt sich lesen und bewerten. Was fehlt, fällt nur auf, wenn man weiß, was an dieser Stelle eigentlich stehen müsste. Genau das ist der Unterschied zwischen einer kaufmännischen und einer technischen Prüfung. Eine kaufmännische Prüfung vergleicht Zahlen. Eine technische Prüfung vergleicht die Zahlen mit dem, was für den jeweiligen Stand tatsächlich notwendig ist.

Ein Beispiel aus der Praxis

Bei einem Angebot für einen zweigeschossigen Stand fehlte die Position für die statische Prüfung der oberen Ebene komplett. Auf den ersten Blick wirkte das Angebot vollständig, mit Positionen für Konstruktion, Grafik, Boden und Technik. Für Laien sieht ein Angebot ohne diese eine fehlende Zeile nicht unvollständig aus, weil man eine Zeile, die nicht da ist, naturgemäß nicht vermisst.

Diese Lücke wäre erst aufgefallen, wenn die Prüfung fällig gewesen wäre, im schlechtesten Fall während des Aufbaus, wenn eine Nachreichung Zeit und Geld kostet, die zu diesem Zeitpunkt niemand mehr eingeplant hat. Ein Nachtrag unter Zeitdruck fällt außerdem fast immer teurer aus als dieselbe Position, hätte sie von Anfang an im Angebot gestanden.

Warum Anbieter solche Positionen manchmal weglassen

Das ist selten Absicht im schlechten Sinn. Häufiger liegt es daran, dass eine Position für einen Standardstand nicht notwendig ist und beim Übertragen eines vorhandenen Angebots auf ein neues Projekt schlicht mitgeschleppt wird, so wie sie beim letzten, einfacheren Stand richtig war. Wer ein Angebot aus einer Vorlage baut, überträgt manchmal auch deren Lücken, ohne dass jemand die Vorlage noch einmal gegen das neue Projekt hält.

Wie ich diese Lücken finde

Ich gehe nicht von dem Angebot aus, sondern von der Standidee selbst. Ich stelle mir den Stand fertig vor und frage mich, welche Prüfungen, Nachweise und Gewerke dafür notwendig wären. Diese Liste vergleiche ich anschließend mit dem, was im Angebot tatsächlich steht. Jede Abweichung wird notiert, unabhängig davon, ob sie zu einem höheren oder niedrigeren Preis führen würde. Diese Reihenfolge ist mir wichtig. Wer stattdessen beim Angebot selbst anfängt, übernimmt unbemerkt dessen eigene Lücken als Maßstab.

Was das für Sie als Auftraggeber bedeutet

Ein vollständiges Angebot ist nicht automatisch das teuerste. Manchmal ist ein günstigeres Angebot günstiger, weil eine notwendige Position schlicht fehlt, nicht weil der Anbieter effizienter kalkuliert hat. Ein Vergleich zweier Angebote, der nur auf die Endsumme schaut, übersieht diesen Unterschied vollständig und vergleicht am Ende zwei verschiedene Leistungsumfänge, nicht zwei Preise für dieselbe Leistung.

Warum ich das in einem eigenen Bericht festhalte

Ich schreibe fehlende Positionen genauso in meinen Bericht wie fehlerhafte. Für Sie als Auftraggeber ist beides gleich wichtig, weil beides über den späteren Preis und den Ablauf entscheidet. Ein Anbieter, der auf eine solche Rückfrage sachlich reagiert und die Position nachträgt, unterscheidet sich deutlich von einem, der die Lücke herunterspielt oder als selbstverständlich enthalten bezeichnet, ohne es zu belegen.

Was ich Auftraggebern dazu rate

Fragen Sie bei einem Angebot nicht nur, was enthalten ist, sondern auch, wonach explizit nicht gefragt wurde. Eine einfache Frage wie ist alles enthalten, was für diesen Stand notwendig ist, bringt selten eine vollständige Antwort, weil sie zu allgemein bleibt. Konkrete Rückfragen zu einzelnen Gewerken bringen mehr als eine allgemeine Zusicherung. Wer sich diese Rückfragen von einer fachlich unabhängigen Stelle formulieren lässt, bekommt meist präzisere Antworten als bei einer allgemein gehaltenen Nachfrage direkt an den Anbieter. Auch eine kurze schriftliche Bestätigung der Antwort hilft, falls später doch eine Unklarheit auftaucht, weil sich dann niemand mehr auf eine mündliche Zusage berufen muss.

Was das für den Zeitpunkt der Prüfung bedeutet

Eine solche Prüfung wirkt am meisten, wenn sie vor der Zusage stattfindet, nicht danach. Ist ein Angebot einmal angenommen, lässt sich eine fehlende Position zwar noch nachtragen, aber meist zu ungünstigeren Bedingungen, weil der Anbieter weiß, dass der Zeitdruck inzwischen bei Ihnen liegt und nicht mehr bei ihm.

Ein Angebot verrät nicht nur, was ein Anbieter berücksichtigt hat. Es verrät auch, was er für selbstverständlich gehalten hat, ohne es aufzuschreiben.

Wenn Sie ein Angebot vor der Zusage technisch geprüft haben möchten, schreiben Sie mir über die Kontaktseite auf peterholubec.de.